Ohjesääntö alayhdistyksistä ja avustuksista

Ohjesääntö alayhdistyksistä ja avustuksista

Edustajiston päätös 28.10.2009 ja 27.1.2010.

Luku I 
Alayhdistysasema

1 § Yleistä TYYllä voi olla alayhdistyksiä, joita koskevat tässä ohjesäännössä määritellyt oikeudet ja velvollisuudet.

2 § Alayhdistysaseman perusteet

Alayhdistysaseman voi hakemuksesta saada yhdistys, jonka jäsenten enemmistö on TYYn jäseniä. Erityisen painavista syistä hallitus voi myöntää alayhdistysaseman myös yhdistykselle, jonka jäsenistä alle puolet on TYYn jäseniä.

Alayhdistyksen toiminnan tulee kohdistua ylioppilaskunnan jäsenistöön ja edistää heidän henkisiä, sosiaalisia tai yhteiskunnallisia pyrkimyksiään.

Alayhdistyksen tulee kaikessa toiminnassaan ottaa huomioon yksilön oikeudet ja TYYn yhdenvertaisuutta koskevat tavoitteet.

Alayhdistyksen on oltava merkittynä yhdistysrekisteriin tai parhaillaan rekisteröitymässä.

3 § Alayhdistysaseman myöntäminen

Alayhdistysaseman myöntää ylioppilaskunnan hallitus. Hakemukset käsitellään pääsääntöisesti kerran vuodessa ennen helmikuun loppua. Hakemukset tulee toimittaa TYYhyn viimeistään tammikuun loppuun mennessä.

Alayhdistysasemaa haetaan TYYstä saatavalla lomakkeella. Hakemuksesta tulee käydä ilmi yhdistyksen yhteystiedot, luettelo yhdistyksen toimihenkilöistä, nimenkirjoittajat kyseisenä vuonna, yhdistyksen jäsenmäärä ja TYYn jäsenten osuus jäsenistöstä. Hakemuksen yhteydessä on toimitettava yhdistyksen hyväksytyt säännöt ja viimeisin vahvistettu toimintasuunnitelma.

Jos yhdistyksen rekisteröinti on kesken, tulee sen alayhdistysaseman hakemisen yhteydessä esittää tosite rekisteröintiasiakirjojen toimittamisesta viranomaisille.

4 § Alayhdistyksen oikeudet

Alayhdistyksellä on oikeus tehdä aloitteita ylioppilaskunnan edustajistolle, hakea ylioppilaskunnalta toiminta- ja projektiavustuksia, käyttää Turun ylioppilaslehden tiedotuspalstaa ja käyttää hyväkseen TYYn alayhdistyksilleen tarjoamia palveluja.

TYYn alayhdistyksellä on oikeus toimia ja saada TYYn palveluja sekä suomeksi että englanniksi.

Toiminta-avustusta yhdistys voi hakea vasta alayhdistykseksi hyväksymistä seuraavana kalenterivuonna.

5 § Alayhdistyksen velvollisuudet

Alayhdistyksen on vuosittain jätettävä tammikuun loppuun mennessä ylioppilaskunnalle TYYn
alayhdistysilmoituslomake täytettynä ja alayhdistyksen allekirjoittamana.

Ilmoituksesta tulee käydä ilmi yhdistyksen yhteystiedot, luettelo yhdistyksen toimihenkilöistä, nimenkirjoittajat kyseisenä vuonna, yhdistyksen jäsenmäärä ja TYYn jäsenten osuus jäsenistöstä.

Jos yhdistys hakee ilmoituksen yhteydessä 8 § 2 momentissa tarkoitettua toiminta-avustusennakkoa, on ilmoituksen yhteydessä toimitettava kyseisen toimikauden toimintasuunnitelma ja tilikauden talousarvio.

Alayhdistyksen on vuosittain toimitettava TYYlle edellisen kauden toimintakertomus ja tilinpäätös. Alayhdistyksen sääntöjen muuttuessa tulee yhdistyksen viipymättä toimittaa uudet säännöt TYYlle.

6 § Alayhdistysluettelo

Hallitus vahvistaa luettelon TYYn alayhdistyksistä vuosittain helmikuun loppuun mennessä. Yhdistyksiltä, jotka eivät ole jättäneet alayhdistysilmoitusta vaadittuine liitteineen määräaikaan mennessä, voidaan tällöin, hallituksen järjestettyä yhdistyksille tilaisuuden tulla kuulluksi asian suhteen, evätä niiden alayhdistysasema. Hallitus määrittelee, onko alayhdistys ainejärjestö tai tiedekuntajärjestö vai muu.

7 § Alayhdistysaseman epääminen
Jos yhdistyksen jäsenrakenne tai toiminta muuttuu merkittävästi siten, etteivät 2 §:ssä mainitut ehdot täyty tai jos yhdistys antaa toiminta- tai projektiavustusta hakiessaan virheellisiä tietoja ilmeisessä hyötymistarkoituksessa tai syyllistyy vaalijärjestyksen 57 pykälässä mainittuihin rikkomuksiin, voi hallitus keskeyttää myönnettyjen avustusten maksun  tai evätä yhdistyksen alayhdistysaseman ja poistaa sen alayhdistysluettelosta. Lisäksi
alayhdistysasema voidaan evätä 6 §:ssä mainitusta syystä sekä tapauksessa jossa alayhdistys jättää  5 §:ssä mainitut velvollisuutensa täyttämättä.

Luku II 
Avustukset

8 § Toiminta-avustus

Turun yliopiston ylioppilaskunta voi hakemuksesta myöntää alayhdistyksilleen vuosittain toiminta-avustuksia, joiden tarkoituksena on kannustaa yhdistyksiä aktiivisuuteen. Toiminta-avustusta hakevalla alayhdistyksellä tulee olla vähintään kymmenen TYYn jäsentä lukuun ottamatta niitä tiedekuntajärjestöjä joilla ei ole henkilöjäseniä.

Jos yhdistys alayhdistysilmoituksen yhteydessä ilmoittaa aikovansa hakea toiminta-avustusta kyseiselle vuodelle, voidaan sille myöntää toiminta-avustusennakkoa. Ennakko on suuruudeltaan toiminta-avustuksen perusosa. Ennakko maksetaan alayhdistyksen tilille 6 §:ssä mainitun alayhdistysluettelon vahvistamisen jälkeen.

Toiminta-avustuksia haetaan TYYn toiminta-avustuslomakkeella. Hakemukset tulee toimittaa TYYhyn viimeistään maaliskuun loppuun mennessä. Hakemuksen yhteydessä on toimitettava alayhdistyksen toimintasuunnitelma ja talousarvio hakemusta koskevalle vuodelle sekä viimeksi päättyneen tilikauden toimintakertomus ja tilinpäätös, jos yhdistys ei ole aiemmin toimittanut niitä TYYlle. Perustellusta ja hyväksyttävästä syystä hakemuksen toimittamiseen tai täydentämiseen voidaan myöntää lisäaikaa korkeintaan kaksi viikkoa. Mikäli yhdistyksen toiminnan jatkuminen on riippuvainen TYYn toiminta-avustuksesta, voi hallitus määräajan umpeuduttuakin myöntää yhdistykselle toiminta-avustusta määrältään alennettuna.

Mikäli yhdistys ei toteuta eikä edistä 2 §:ssä mainittuja alayhdistyksen tavoitteita, toiminta-avustus voidaan jättää myöntämättä. Jokainen toiminta-avustusta hyväksyttävästi hakenut alayhdistys on oikeutettu toiminta-avustuksen perusosaan, joka on aine- ja tiedekuntajärjestöille suurempi kuin muille alayhdistyksille.

Toiminta-avustuksen lisäksi filiaaleissa toimivia alayhdistyksiä tuetaan taloudellisesti erillisavustuksella.
Alayhdistyksen taloutta, hallintoa tai toimintaa koskevien epäselvyyksien tai rikkeiden vuoksi hallitus voi päättää, ettei toiminta-avustusta myönnetä ennen kuin epäselvyydet on korjattu. Myönnetyt toiminta-avustukset maksetaan alayhdistyksen tilille kahdessa erässä, keväällä ja syksyllä. Ensimmäisestä erästä vähennetään jo maksettu avustusennakko.
9 § Aine- ja tiedekuntajärjestöt

Aine- ja tiedekuntajärjestöille myönnettävä toiminta-avustus koostuu kaikille aine- ja tiedekuntajärjestöille myönnettävästä perusosasta sekä toiminnan pisteytyksen perusteella myönnettävästä lisäosasta. Pisteen arvo määräytyy käytettävissä olevan toiminta-avustusbudjetin ja kaikkien jaettujen pisteiden summan osamäärästä. Perusosan määrää edustajisto talousarvion hyväksymisen yhteydessä. Jos alayhdistyksen talous on toistuvasti huomattavasti ylijäämäinen, voidaan toiminta-avustuksen lisäosa jättää myöntämättä, ellei voida osoittaa hyväksyttävää säästämisen kohdetta.

Aine- ja tiedekuntajärjestöjen toimintaa tarkastellaan kolmella osa-alueella, jotka on esitetty alla. Toiminta-avustuksia käsittelevä valiokunta arvioi hakemusten  ja liitteiden perusteella aine- tai tiedekuntajärjestön toimintaa ja pisteyttää kunkin kohdan arvionsa perusteella. Toimintaa arvioitaessa otetaan huomioon sekä toteutunut että suunnitelmissa oleva tuleva toiminta.
Pisteytyksessä otetaan huomioon myös yhdistysten jäsenmäärä.

Opintoasiat
• Koulutuspoliittinen toiminta
• Valtakunnallinen yhteistyö
• Opiskelua tukeva toiminta

Yleinen yhdistystoiminta
• Tiedotus
• Taloudenpito
• Toiminnan jatkuvuus
• Koulutuksiin osallistuminen
• Ympäristöseikkojen huomioiminen
• Yhteistyö muiden alayhdistysten kanssa

Vapaa-aika
• Juhlat
• Kulttuuri
• Liikunta
• Muu hyvinvointi

§ 10 Muut alayhdistykset

Muille alayhdistyksille myönnettävä toiminta-avustus koostuu kaikille muille alayhdistyksille myönnettävästä perusosasta sekä toiminnan pisteytyksen perusteella myönnettävästä lisäosuudesta. Pisteen arvo määräytyy käytettävissä olevan toiminta-avustusbudjetin ja kaikkien jaettujen pisteiden summan osamäärästä. Perusosan määrää edustajisto talousarvion hyväksymisen yhteydessä. Jos alayhdistyksen talous on toistuvasti huomattavasti ylijäämäinen, voidaan toiminta-avustuksen lisäosa jättää myöntämättä, ellei voida osoittaa hyväksyttävää säästämisen kohdetta.

Muiden alayhdistysten toimintaa tarkastellaan kolmella osa-alueella, jotka on esitetty alla. Toiminta-avustuksia käsittelevä valiokunta arvioi hakemusten  ja liitteiden perusteella muiden alayhdistysten toimintaa ja pisteyttää kunkin kohdan arvionsa perusteella. Toimintaa arvioitaessa otetaan huomioon sekä toteutunut että suunnitelmissa oleva tuleva toiminta.

Pisteytyksessä otetaan huomioon myös yhdistysten jäsenmäärä.

Yleinen yhdistystoiminta
• Tiedotus
• Taloudenpito
• Toiminnan jatkuvuus
• Koulutuksiin osallistuminen
• Ympäristöseikkojen huomioiminen
• Yhteistyö muiden alayhdistysten kanssa

Aktiivisuus
• Miten usein on säännöllistä toimintaa?
• Kuinka moni TYYn jäsen osallistuu toimintaan?
• Miten usein tapahtumia järjestetään?
• Kuinka moni TYYn jäsen osallistuu tapahtumiin?
• Kenelle tapahtumat on suunnattu?

Toiminnan monipuolisuus

11 § Projektiavustus

Turun yliopiston ylioppilaskunta voi hakemuksesta myöntää projektiavustuksia. Alayhdistyksille myönnettävien projektiavustusten tarkoituksena on tukea tasapuolisesti alayhdistysten kannalta
merkittäviä hankkeita ja kannustaa yhdistyksiä aktiivisuuteen.

Projektiavustuksia voidaan
poikkeuksellisesti myöntää myös muille TYYn jäsenistä koostuville ryhmille samoin perustein kuin alayhdistyksille.
Projektiavustushakemuksen voi jättää milloin tahansa, kuitenkin ennen projektin toteuttamista. Hallitus käsittelee helmikuun, huhtikuun ja syyskuun loppuun sekä marraskuun 15. päivään mennessä jätetyt hakemukset kolmen viikon kuluessa näistä määräajoista.
’
Projektiavustuksia haetaan TYYn projektiavustuslomakkeella. Projektiavustushakemuksen mukana on toimitettava koko hankkeen talousarvio. Lisäksi hakemukseen on liitettävä yhdistyksen talousarvio ja toimintasuunnitelma, jos yhdistys ei ole aiemmin toimittanut niitä TYYlle.

Avustuksen myöntämistä puoltaviksi tekijöiksi katsotaan, että projekti
• on innovatiivinen
• kattaa laajasti TYYn jäsenistöä
• on kertaluonteinen
• edistää alayhdistyksen tai TYYn näkyvyyttä
• tukee TYYn omaa toimintaa
• parantaa alayhdistyksen toimintaedellytyksiä
• edistää eri alojen yhteistyötä
• pyrkii minimoimaan ympäristökuormituksensa

Yhdistyksen varallisuus ei vaikuta avustuksen myöntämiseen. Kyseessä
olevaa projektia varten järjestetty muu varainhankinta ei vaikuta alentavasti avustuksiin, ellei se kata kaikkia projektista aiheutuvia kuluja. Muu varainhankinta projektiin katsotaan ansioksi ja
toimeliaisuuden osoitukseksi.

Avustusta ei myönnetä
• yhdistyksen lehden julkaisemiseen
• vuosijuhliin tai muuhun yhdistyksen normaaliksi tai toistuvaksi toiminnaksi katsottavaan
• yhdistyksen omiin matkakustannuksiin, majoituksiin tai ruokailuihin
• liiketoiminnan harjoittamiseen

Avustus maksetaan jälkikäteen alayhdistyksen tilille TYYn järjestö- ja tiedotussihteerille esitettyjä kuitteja ja selvityksiä vastaan.

12 § Avustusten myöntäminen

Toiminta-avustusten myöntämisestä päättää ylioppilaskunnan hallitus alayhdistysvaliokunnan esityksestä.
Avustuspäätöksistä ilmoitetaan ylioppilaskunnan ilmoitustaululla, verkkosivuilla ja tiedottamiseen käytettävällä sähköpostilistalla.

13 § Ohjesäännön hyväksyminen

Tämän ohjesäännön muuttamisesta päättää edustajisto.

Luku III
Siirtymäsäännökset

14 § Entiset Turun kauppakorkeakoulun ylioppilaskunnan toimijaryhmät sekä ESN yhdistys voivat hakea alayhdistysasemaa tämän ohjesäännön määräysten mukaisesti. Tästä joukosta vuonna 2010 alayhdistyksiksi hyväksytyt yhdistykset sekä Turun kauppatieteiden ylioppilaat ry ja Porin Kylterit ry ovat oikeutettuja hakemaan toiminta-avustusta kyseisenä vuonna. Toiminta-avustus voidaan myöntää, mikäli alayhdistys toimittaa kuluneelta vuodelta toimintakertomuksen sekä tilinpäätöksen tai selvityksen yhdistyksen taloudesta ja rahaliikenteestä.

Mikäli alayhdistyksellä ei ole esittää kyseisiä dokumentteja ja sen toiminnan jatkuminen riippuu toiminta-avustuksesta, voidaan sille myöntää toiminta-avustuksen perusosa, jos on selvästi osoitettavissa, että kyseinen alayhdistys on ollut toiminnassa ja tulee jatkamaan toimintaansa.

15 § Nämä siirtymäsäännökset poistuvat voimasta 1.1.2011.

Tämän ohjesäännön muuttamisesta päättää edustajisto. Tämä ohjesääntö astuu voimaan 28.1.2010.